FORMULE

ARCHIVIO FORMULE
L'archivio in dotazione contiene molte formule di uso comune ognuna rappresentata da una scheda formula.
Alle formule preinserite può essere aggiunto un numero illimitato di altre formule attraverso la funzione di creazione nuova formula.
All’archivio formule ed alle funzioni correlate si accede tramite una barra di scorrimento verticale dal menu formule.

Ricercare una formula
Per facilitare la visualizzazione è possibile elencare le formule per:
Ordine alfanumerico
Forma farmaceutica
Categoria terapeutica
Gruppo interno (definito dall'utente in scheda formula: uso/note)

Per aprire la scheda formula fare doppio click sul nome.

Con il pulsante di anteprima si può visualizzare il contenuto quali-quantitativo della formula evidenziata in quel momento.
Attraverso la funzione di strumenti è possibile: creare una nuova formula; accedere alla funzione di stampa: formulazioni; clonare una formula, cliccando verrà creata una copia della formula.
Questo strumento è utile per generare una nuova formulazione partendo da una scheda alla quale apportare modifiche invece di crearla ex novo.

SCHEDA FORMULA



La scheda di una formula si presenta come una finestra composta da 8 pannelli, in cui sono registrate le informazioni relative alla formula, e una barra degli strumenti sulla quale sono raccolte le icone opzionali.
Strumenti
Dal pulsante di spegnimento è possibile:
scegliere di nascondere la scheda come icona sulla barra delle applicazioni;
inserire un messaggio in bacheca relativo alla formula;
consultare il manuale;
condividere su H2O Area.

Dal pulsante altre funzioni è possibile:
stampare l'anagrafica della formula che, riportando le caratteristiche operative di allestimento della formula, può essere funzionale ai fini del mantenimento delle registrazioni della qualità.
Con il pulsante di clonazione formula si può creare una copia della formulazione andando a cambiare preventivamente il nome presente nella scheda con quello nuovo da inserire.
Con il pulsante di crea una nuova formula con questa come componente invece si aprirà la finestra per la creazione di una formula contenente quella di partenza come componente.
Con il pulsante di cerca varianti a questa formula si può visualizzare l’elenco delle preparazioni simili per componenti alla formula madre con l’opportunità di unificare le formule identiche, evidenziate dello stesso colore, attraverso la funzione unifica formule identiche.
Con l’opzione di tag è possibile classificare la scheda formula con una parola di riconoscimento. on il pulsante spCon il pulsante spedizione si passa alla finestra di spedizione della formula.

Pannelli

Generale
Questo pannello contiene i dati generali della formulazione.



Il nome dovrebbe sempre essere il più descrittivo possibile, mentre esiste anche la possibilità di assegnare una descrizione estesa (sottonome), che consiste in genere nel nome comune della preparazione (es. Lugol, pasta di Lassar).
Le procedure NBP da assegnare alla formula, facendo doppio click sull'area designata, possono essere scelte tra quelle già presenti nell’archivio di H2O Professional oppure inserite come nuove cliccando sul pulsante di aggiunta procedura nella finestra aperta.
La disciplina di vendita specifica se la preparazione è di tipo magistrale ed eventualmente il tipo di ricetta necessaria per la spedizione.
La spunta su registrazione in uscita può essere inserita quando nella formula è presente una sostanza stupefacente da annotare sul registro di carico e scarico.
L’inserimento di informazioni al paziente consente la stampa del foglietto illustrativo, in automatico dopo la stampa dell’etichetta (sono accettati tutti i tipi di documento).
Il bar-code viene assegnato dal gestionale di farmacia e se riportato qui verrà stampato in etichetta e riconosciuto al momento della vendita al banco.
L’inserimento della forma farmaceutica è indispensabile ai fini del calcolo della tariffa.
La tipologia e la somministrazione sono utili per la classificazione delle formule nelle diverse sottoclassi e per censire gli eventuali componenti contenuti nella tabella dopanti.




Ad ogni forma farmaceutica viene abbinato di default un certo numero e tipo di operazioni tecnologiche, per modificare questa associazione vedi tariffa nazionale e onorari professionali 2017.
Le operazioni tecnologiche vanno poi verificate formula per formula.
Per tale motivo, utilizzando il pulsante di operazioni tecnologiche si può accedere all’archivio completo di H2O Professional e associare o dissociare le operazioni alla formula.



Per modificare le operazioni abbinate alla formula si deve cliccare: sull’operazione tecnologica che si vuole aggiungere (elenco a sinistra) e cliccare su aggiungi operazione; sull’operazione tecnologica che si vuole eliminare (menù a destra) e cliccare su elimina operazione.
Le operazioni tecnologiche scelte possono anche essere articolate in diversi step di preparazione cliccando su aggiungi step. Con modifica si può cambiare il nome dell’operazione tecnologica selezionata nell’elenco a sinistra.
Per aggiungere una nuova operazione tecnologica all’archivio in dotazione cliccare su nuovo.
Per cambiare le impostazioni di assegnazione delle operazioni tecnologiche per forma farmaceutica vedi altri archivi: tariffa 2017.

Uso/Note

 In questo pannello si inseriscono le informazioni aggiuntive sull’utilizzo della preparazione.


Il gruppo interno può essere inserito o scelto il nome della classe di appartenenza della formula.
 L’associazione della formula ad un gruppo interno può essere utile ai fini del controllo statistico come anche per ricercare in archivio formule una preparazione selezionando il gruppo di appartenenza. Può essere inserito un numero indefinito di gruppi.
In documento esterno si associa alla formulazione un documento di qualsiasi tipo (testo, immagine, pdf, pagina web) che può contenere ulteriori informazioni e dettagli sulla formula.

Formula
Quest’area è dedicata alla gestione dei pesi e delle percentuali.
Il riepilogo della formula (riquadro a sinistra) fornisce un quadro complessivo della formula organizzandola come un albero: una delle caratteristiche principali di H2O Professional è infatti quella di permettere l'inclusione di una formulazione all’interno di un altra, proprio come avviene nella realtà.
Facendo click su un ramo della formulazione vengono mostrati i componenti di quel ramo.



Per ogni componente si visualizzano le quantità (nel riquadro a destra), in:
grammi base, rappresentano la quantità da pesare operativamente a meno che non si tratti di una sostanza con titolo percentuale;
%, è la percentuale della sostanza nella formula;
L, la presenza del lucchetto indica che quella sostanza è un componente di una sottoformula, quindi non modificabile nella formulazione madre;
grammi tecnici, rappresentano appunto il peso tecnico. Indispensabile quando sono presenti sostanze con titolo percentuale;
grammi per dose, è utile per le forme farmaceutiche monodose;
millilitri, se per la sostanza è stata indicata una densità;
% peso tecnico, è la percentuale del peso tecnico della sostanza sul peso tecnico della formula;
% volume, è la percentuale dei volumi; numero del flacone, è il lotto interno del flacone;
titolo %, per i dettagli vedi sostanze: scheda sostanza.
Con il comando di visualizza perdita vengono visualizzati i grammi tecnici della sostanza includenti la perdita di materia prima dovuta alla lavorazione. Nella parte bassa del pannello sono situati i riquadri che permettono la modifica della quantità totale di formula da allestire.

E' possibile cambiare il numero delle confezioni da allestire : se maggiore di uno verrà considerata una preparazione in scala ridotta (fuori TN)
il peso/volume unitario.
Per preparazioni multidose sarà possibile modificare il numero delle dosi.
Una volta inserite le modifiche cliccando su ricalcola si trasmette il cambio a tutti i componenti della formula.
Per preparazioni solide o soluzioni di solidi in liquidi, il volume di una formula una volta misurato empiricamente può essere inserito nella casella indicante volume.
Il pulsante pesa apre la visualizzazione rapida delle misure di peso/volume per ciascun componente.
Con il pulsante di memorizza come preparazione frequente si ha la possibilità di inserire una preferenza per il numero di confezioni, dosi e quantità della formula che, una volta inserita, potrà essere richiamata velocemente dalla barra di promemoria generata accanto al pulsante di post-it.

Tariffa
Questo pannello è dedicato alla visione della tariffa.
Nel pannello sono dettagliate le sostanze componenti la formula (riquadro rosso), con indicazione di: flaconi preferenziali per lo scarico della materia prima; cliccando due volte è possibile aprire il dettaglio dello scarico dalle giacenze dei flaconi e usando pesi e spunte è possibile scegliere da quali flaconi andare a scaricare.



Per il dettaglio su ciò che esprime il colore di sfondo del flacone vedi sostanze: acquisti;
regime di tariffazione della sostanza;
prezzo di vendita al grammo;
prezzo di acquisto al grammo;
categorie di pericolo associate;
titolo;
grammi della sostanza base;
 % della sostanza base;
grammi tecnici;
grammi tecnici con perdita di lavorazione inclusa;
% effettiva,
percentuale di base sul totale tecnico;
% tecnica;
volume;
% volumetrica;
lotto flacone;
scadenza flacone;
prezzo di vendita per la quantità di sostanza utilizzata in formula.

Nel riquadro verde, con il comando di componenti si può accedere a diverse funzioni correlate al singolo componente:
scheda della sostanza selezionata,
acquisto della sostanza,
statistiche dei consumi della sostanza,
inventario immediato della sostanza e calcolo della quantità di formula allestibile utilizzando tutta la giacenza della sostanza.

Con il pulsante formula si accede alle funzioni di
stampa del foglio formula, un documento utile per accompagnare l’allestimento del preparato.
La stampa della formula su documento cartaceo può essere effettuata secondo varie modalità:
stampa formula: riporta solo le informazioni indispensabili ai fini dell’allestimento pratico del prodotto (peso tecnico e base, flaconi e ubicazioni sostanze);
stampa formula con note: oltre alle informazioni indispensabili riporta anche le informazioni sul prezzo di vendita, le note e avvertenze, il tipo di formulazione e le operazioni tecnologiche;
stampa formula con perdita di lavorazione: in aggiunta alle informazioni indispensabili riporta la perdita di lavorazione sia percentuale sia in peso di sostanza; stampa scheda formulazione (vedi formule: anagrafica formula).

Con invia a tablet si può inviare, tramite il server di h2oprofessional.com, il foglio di prelavorazione ad una pagina web visualizzabile da tablet o smartphone.
Con il pulsante Tab 8 FU si accede alla documentazione che riporta le dosi minime e massime per le sostanze che hanno una monografia in Farmacopea Ufficiale.
Con il pulsante di calcolo della fattibilità viene effettuato il calcolo dei flaconi dai quali prelevare per allestire la formula, con avviso delle scadenze, degli esaurimenti delle scorte e con le notazioni speciali e di prezzo. Questo calcolo viene effettuato anche in automatico ogni volta che si spedisce una formula.
Cliccando sul pulsante di informazioni   si apre il dettaglio della tariffa suddiviso per:
costi di preparazione legati alla tipologia del preparato;
costi per i componenti in più rispetto al numero stabilito per la tipologia del preparato;
costi per le operazioni tecnologiche in più rispetto al numero stabilito per la tipologia del preparato;
totale parziale (senza incremento e supplementi);
incremento del 40%, legato agli oneri delle attività accessorie all’allestimento;
supplemento per sostanze pericolose (unico per ogni categoria di pericolo);
eventuale riduzione prezzo % SR (scala ridotta, officinali);
totale SR;
costo sostanze;
iva (fuori tariffa).

Tornando sul pannello di tariffa formula, nel riquadro blu a destra, viene calcolato il totale per i costi delle operazioni tecnologiche, già addizionati del 40%., di seguito i diritti addizionali ed il prezzo di vendita delle materie prime.
Nel riquadro blu a sinistra, si trovano invece il prezzo di acquisto con iva delle sostanze e sotto il prezzo della formula finale escluso il contenitore.

Mantenendo premuto il pulsante TN 1993 (per le spedizioni comprese in TN) è poi possibile visualizzare il prezzo secondo la vecchia tariffa nazionale. L’area centrale in basso (area misure) rimane la stessa del pannello formula.
Nel caso di formule fuori tariffa (SR, integratori, uso tecnico, cosmetici) il prezzo mostrato è quello calcolato secondo i parametri impostati attraverso strumenti: preferenze.

 Etichetta e avvertenze

Questo pannello è dedicato alla preparazione dell’etichettatura del prodotto.
Nella zona con il contorno rosso, nell’area corrispondente ad etichetta 1 è possibile inserire il formato di etichetta preferito per la formulazione.
 Nell’area di etichetta 2 si inserisce il formato preferito per la seconda etichetta se presente.

Al momento di spedire la formula e stampare l’etichetta si potrà scegliere se stamparle entrambe.
Con il pulsante di anteprima si visualizza l’etichetta finale nella stessa versione in cui verrà stampata.



Nel quadrante sotto l’anteprima, si trova l’elenco dei formati etichette disponibili e dal quale è possibile cambiare il formato di etichetta da assegnare alla preparazione. Con l’ausilio del pulsante filtra si può scegliere la tipologia di formati da visualizzare. Con il tasto di componenti AZ invece si possono ordinare i formati elencati per:
dimensioni della carta;
categoria; tipo di stampante;
numero dei componenti inseribili.

Con il pulsante di modifica si accede direttamente alle funzione di creazione e di modifica dei formati etichette, per i dettagli della modifica vedi etichette: formati etichette.

Tornando nella scheda formula, nella sezione di formato si trovano le opzioni di scelta per la visualizzazione delle sostanze in etichetta.
Tra le opzioni, scegliendo auto si visualizza per ogni sostanza, come unità di misura per la quantità, quella che utilizza il numero minimo di cifre decimali.
Con l’opzione di descrizione per descrivere le sostanze sarà il sottonome presente nella scheda anagrafica della sostanza ad apparire in etichetta.

Nella sezione di ordinamento si può scegliere l’ordine di elencazione delle sostanze in etichetta. Con la spunta su nessuno le sostanze appariranno secondo lo stesso ordine che è presente in formula. Con alfabetico + eccipienti si andrà a visualizzare l’ordine alfabetico dei principi attivi seguito dall’ordine alfabetico degli eccipienti.

In posizioni decimali minime si sceglie il numero di cifre decimali utilizzate per esprimere le quantità in etichetta.
La casella di testo a capo è utile a mandare a capo il testo presente su una riga dell’etichetta quando è più lungo dello spazio a disposizione sulla riga.
Con valori in continuo l’intera composizione delle sostanze e le relative quantità appariranno in etichetta come un unico testo in continuo (stile cosmetico).
Con volume totale e peso totale si sceglie se esprimere in etichetta la quantità totale di preparazione come volume o come peso.
Si può scegliere mostra iva nel totale quando si desidera che venga visualizzato anche il totale al netto dell’iva per la massima trasparenza nei confronti del consumatore.

Nell’area con contorno blu in basso si trovano i riquadri per l’inserimento delle frasi di avvertenza.
Facendo doppio click sul riquadro apparirà l’elenco delle frasi di avvertenza già inserite. Per inserire una nuova avvertenza si deve digitare il testo e fare click su salva. Le avvertenze tipiche riportano la posologia ed i potenziali pericoli. Le diciture standard (come ad esempio “tenere fuori dalla portata dei bambini”, “non disperdere il contenitore nell’ambiente dopo l’uso”, ecc) andranno riportate come testo libero.

Nel riquadro dati speciali si può inserire il titolo dell’analisi quantitativa dei prodotti a base di cannabis. Per inserire cliccare sul simbolo di cannabis.

 L’ultimo riquadro in basso mostra le categorie di pericolo associate alla preparazione, per impostarle vedi sostanze:generale.

Lista In questo pannello si trova l’elenco delle formule che contengono la formula in questione come componente. Cliccando una volta sul nome di una formula nella lista è possibile visualizzarne a destra l’anteprima. Facendo doppio click sul nome di una formula nella lista è possibile aprire la scheda formula.

 Storico

In questo pannello si trova l’elenco delle preparazioni allestite (storico) della formula in questione in ordine cronologico.
Per ogni spedizione della formula, le informazioni presenti in elenco riguardano:
il numero progressivo della preparazione,
codice univoco e non modificabile;
il peso totale della preparazione;
 il numero di confezioni; le dosi;
il numero di lotto,
codice univoco modificabile (vedi strumenti: preferenze);
la data di preparazione;
la data di scadenza;
il prezzo;
il prezzo praticato (rispetto al prezzo può includere uno sconto o una maggiorazione);
il nome del preparatore;
il nome del paziente;
il nome del medico.

Con un doppio click su una preparazione in storico si aprirà il registro della preparazione (vedi anche formule: registro preparazioni).

Consumabili
In questo pannello si ha la possibilità di associare all’allestimento della formula uno o più articoli consumabili, definendo il numero dei pezzi e la frequenza di consumo.
Dal pulsante associa materiali consumabili a questa formula, scegliendo la riga di gestione consumabili si può associare all’articolo un prezzo, un fornitore ed una quantità in pezzi.

MODIFICA FORMULA



Per iniziare la modifica di una formula si deve cliccare sul tasto di modifica formula oppure fare doppio click su uno qualsiasi dei componenti in formula.
Si aprirà la schermata per l’inserimento delle modifiche.

Selezionando un componente della formula, attraverso la spunta della sua casellina, si aprono diverse possibilità.

 Marcare un componente come eccipiente, fa sì che venga conteggiato in tariffa solo il prezzo della sostanza e non la sua presenza come componente aggiuntivo. Questa opzione si utilizza nel caso in cui l’eccipiente non è stato segnalato dal medico in ricetta e quindi non risulta indispensabile ai fini della terapia. In caso contrario, andrà inserita la spunta anche su conteggiato.
Indicare che la dose del singolo componente dovrà apparire a tutte lettere in etichetta.
Cambiare le quantità di ogni singolo componente scegliendo se digitarla come:
peso singola dose;
volume se per il componente è stata impostata una densità o un volume apparente (vedi sostanze: scheda sostanza);
% in peso;
peso quanto basta a g, se per il componente è stata impostata una densità o volume apparente si potrà esprimere anche quanto basta a ml.
Per diverse digitazioni delle quantità inserite in riquadri differenti, quella considerata definitiva dal gestionale per l’inserimento in formula sarà l’ultima.
Inserendo la spunta su peso tecnico si specifica che il peso inserito è quello tecnico della sostanza.
Se la sostanza non ha un titolo allora il peso tecnico coinciderà con il peso base.

 I parametri pari a possono essere selezionati quando:
si tratta di un componente con titolo % (pari a g di sostanza base);
si tratta di un componente con densità/volume apparente (pari a ml);
si tratta di un componente per la quale si è impostata una conversione con unità di misura non internazionali (pari a).

Selezionando questi parametri quello che si ottiene è che in etichetta venga riportato, in maniera aggiuntiva rispetto alle indicazioni di formato etichetta scelte, il dato che rappresenta rispettivamente il titolo della sostanza, il volume (ml o %) oppure la misura non internazionale. Questa operazione prevede delle righe in più in etichetta nel numero dei componenti perciò bisogna accertarsi di avere abbastanza spazio (vedi etichette: formato). Se necessario, possono essere inserite anche le tre casistiche “pari a” contemporaneamente per una stessa sostanza. Importante sottolineare che, dei tre parametri, solo pari a ml è associabile tanto ad una sostanza quanto ad una miscela di eccipienti.

Spuntando mantieni originali si decide di mostrare in etichetta l’insieme delle sostanze che compongono una sottoformula che è stata utilizzata per la formula. Attenzione però, questa funzione è incompatibile con la funzione pari a ml, attiva quest’ultima solo per singoli componenti.
Facendo click su usa sinonimo un elenco dei sinonimi inseriti per la sostanza permetterà di scegliere quale tra questi si vuole utilizzare in etichetta.
Cliccando su sostituisci sarà possibile scegliere di sostituire un componente con un altro nella formula in oggetto oppure in tutte le formule in cui è presente il componente che si vuole cambiare.
Questa funzione propone la sostituzione in tutto l’archivio : fare molta attenzione in quanto la procedura è irreversibile.

La spunta su mantieni peso totale permette di mantenere il “componente qb” a quantità fissa cambiando le quantità di un altro componente della formula.
Per usufruire di questa funzione la spunta deve essere inserita o tolta dopo aver cambiato la quantità della sostanza che si vuole modificare.
Si può selezionare il componente QB facendo click sulla prima colonna della griglia.
Per eliminare il componente selezionato cliccare su elimina.
Per salvare le modifiche cliccare su conferma oppure rinuncia se non si desidera il salvataggio delle modifiche.
Per aggiungere nuove sostanze alla formula selezionare nuovo componente oppure scegliere, aprendo il menù a tendina, di fare un inserimento multiplo se le sostanze da inserire sono più di una.

SPEDIZIONE DELLA FORMULA



Dal pulsante di spedizione si accede alla finestra di spedizione della formula.
Da questa finestra si registra l’avvenuto allestimento del preparato: si modificano le giacenze del magazzino in maniera verosimile a quanto avvenuto praticamente e si stampano l’etichetta ed il foglio di lavorazione del preparato.
Questa procedura è l’ultimo passo del processo di allestimento di un preparato.
Nella zona all’interno del riquadro rosso a sinistra si trovano le diverse aree di finalizzazione della formula e della tariffa.

Cliccando su una delle suddette aree, nella zona blu si aprirà il dettaglio per la modifica dei dati ad esse connessi.
 I nomi inseriti per medico e paziente hanno la possibilità di essere richiamati dalla funzione di altri archivi per gestire velocemente le preparazioni legate a quel medico o a quel paziente.
L’inserimento di una ricetta permette di associare a quel medico con quel paziente una o più ricette mediche e di specificare la data di compilazione e la validità della stessa.
Cliccando sull’area data e lotto è possibile modificare:
il preparatore della formula
la data di preparazione
i giorni di validità e
la data di ultimo utilizzo (la modifica dell’una o dell’altra è condivisa)
il lotto

Cliccando sull’area avvertenze o sull’area etichetta verrà visualizzato il pannello di etichetta/avvertenze. Da quì è possibile apportare gli aggiustamenti per l’etichettatura finale, come ad esempio il numero di decimali, l’unità di misura per il valore quantitativo, ecc..
Cliccando sull’area confezionamento si inseriscono le tipologie e il numero di contenitori utilizzati per la formula.

Scegliamo i contenitori utilizzati dall’archivio cliccando sul pulsante assegna contenitori.
Se un contenitore non è presente nell’archivio da questa finestra si può accedere alla funzione di inserimento nuovo contenitore (vedi altri archivi:contenitori).
Una volta selezionati i contenitori si può scegliere se vanno scaricati e/o tariffati per la formula che si sta spedendo attraverso la spunta delle caselline corrispondenti sulla riga del contenitore.
Con la spunta su non scegliere il contenitore adatto in base al peso o volume toccherà all’operatore scegliere quale contenitore abbinare al preparato senza il calcolo automatico per volume di preparazione.
Inserendo una valore in confezioni per la consegna il numero di ciascun contenitore inserito in elenco verrà moltiplicato per quel valore ed il prezzo finale della preparazione suddiviso per i singoli contenitori.
Per contenitori tipo capsule...spiega scelta dei volumi
Cliccando sull’area diritti addizionali e sconto enti attraverso la spunta di alcune caratteristiche verrà inserito in tariffa l’idoneo diritto addizionale per la dispensazione durante l’orario di chiusura nelle ore diurne e notturne sia per le farmacie urbane e rurali non sussidiate sia per le rurali sussidiate. Nel caso in cui invece la preparazione sia destinata ad un ente o associazione di assistenza o beneficenza andrà applicato lo sconto del 16% cliccando sulla casella corrispondente.
Cliccando sull’area onorario e costi potrà essere consultato un riepilogo dei costi, dei ricarichi e dei margini per la preparazione. A questi dati si può accedere anche dal registro delle preparazioni e dalle statistiche.

Nell’area con il contorno verde, si procede alla tariffazione della formula e stampa dell’etichetta.
Con il pulsante di anteprima è possibile guardare lo storico dei prezzi effettuati per quantità e con indicazione di frequenza.
L’introduzione di un valore in prezzo finale unitario di riferimento, contrassegnato dalla presenza di un segnale di avviso accanto al prezzo di tariffa, consente di inserire in etichetta un prezzo diverso (solo inferiore nel caso di preparati galenici estemporanei) definito prezzo praticato, inseribile in tutti i formati etichetta.

Nota bene: cliccando sul simbolo di avviso giallo verrà visualizzato il prezzo finale unitario di riferimento (prezzo praticato) inserito ma in etichetta alla voce di totale con iva sarà presente sempre il prezzo calcolato da tariffa.

Per mostrare in etichetta il prezzo praticato bisogna inserire il campo relativo nel formato etichetta (etichette: formati etichette).

Con intermedio di lavorazione è possibile caricare la formula come intermedio di lavorazione da usare per la preparazione di altre formule.
Con la creazione di un intermedio si ha:
lo scarico dal magazzino delle quantità di sostanze utilizzate;
 la creazione di una miscela caricata nel magazzino per la quantità preparata l’introduzione di un prezzo della miscela calcolato sulla base dei prezzi delle sostanze utilizzate.
 Questo intermedio di lavorazione diventa una miscela di eccipienti che ha come fornitore il laboratorio ed ha un suo lotto interno.

Con la spunta di officinali scala ridotta la formula viene tariffata e scaricata come scala ridotta (officinale).
Spuntando anche scala ridotta con carico giacenza formulato si avrà la possibilità di gestire i movimenti di ripartizione del formulato tramite la funzione formule: scala ridotta.

La funzione di tariffa e stampa si utilizza per registrare l’avvenuto allestimento del preparato (spedizione).
Dal tasto tariffa e stampa è possibile scegliere tra:
scrive, conferma lo scarico delle sostanze dal magazzino e la registrazione della formula nello storico per poi procedere alla stampa dell’etichetta del formulato; solo stampa, permette di fare una prova di stampa dell’etichetta del formulato senza che vi sia alcuna registrazione.

Con il tasto di modifica, si possono apportare modifiche manuali all’etichetta prima di stampare.
 Le modifiche non sono registrate in nessun caso sul registro.
L’interfaccia di modifica è costituita: a sinistra dall’elenco dei campi presenti nel formato di etichetta impostato a destra le informazioni modificabili nel riquadro in basso l’anteprima della modifica inviata

Con il tasto di foglio di lavorazione:
Se la formula non è ancora stata spedita (tariffa e stampa), si possono
stampare i fogli di prelavorazione,
controllare le giacenze selezionando pesa e controlla,
inviare a tablet i dati formula
stampare un foglio di consegna, documento da allegare alla formula pronta per la consegna che contiene tutte le informazioni utili al banco. Tra cui anche 3 barcode : cod fisc paziente, prezzo finale, codice formulazione).

Quando la formula è già stata spedita (tariffa e stampa), questa funzione permette di compilare il foglio di lavorazione.
Questo documento attesta i controlli effettuati sul preparato, le procedure e i saggi eseguiti. Una volta compilato questo foglio elettronico, cliccando sul tasto di stampa il preparato passerà allo stato di accettato dall’operatore designato come responsabile del controllo. Il foglio di lavorazione resta disponibile per le verifiche come registrazione della formula.

CREAZIONE NUOVA FORMULA


La procedura di creazione nuova formula è suddivisa in 4 passi guidati :


1. Composizione.
Si va ad inserire riga per riga il nome del componente e il suo peso. Per inserire il nome di un componente, posizionarsi sulla riga desiderata e premere invio. Posizionando il cursore su una riga già compilata sarà possibile modificarla o annullarla. La finestra di ricerca rapida dei componenti della formula consente di ricercare anche sostanze e formulazioni non aventi un carico in magazzino. Per chiudere la finestra di ricerca rapida premere esc sulla tastiera del computer. Quando invece si sta cercando una sostanza ma questa non è presente nell’archivio, selezionando apri nuova sostanza e contenitore o anche apri scheda con nuova sostanza si va a creare una nuova scheda in archivio per la sostanza digitata. Per il peso l'unità di misura predefinita è il grammo ma si può scegliere l'unità di misura tra mg, ctg, dg, g, dd, ht, kg specificando la sigla dopo il valore numerico.

2. Componenti.
In questa fase è possibile andare a modificare le giacenze, usando il pulsante di carico immediato, oppure i prezzi d’acquisto dei componenti della formula, facendo doppio click nel riquadro del prezzo d’acquisto al netto. Il prezzo inserito in questa fase non viene registrato come prezzo della sostanza non essendoci di questa un carico di giacenza in magazzino; può invece essere utile per inserire la quotazione del fornitore (prezzo) per la sostanza nella formula della quale si vuole calcolare il preventivo.

3. Dati Formula.
A questo punto si vanno ad inserire i primi dati quali-quantitativi della formula, alcuni dei quali è obbligatorio inserire in questo step (forma farmaceutica, tipologia e somministrazione), altri che è possibile inserire anche successivamente.
All’inserimento di tutti i dati obbligatori per la formula seguirà la formazione di un primo prospetto del prezzo della formula.

4. Esegui.
Realizzazione della scheda formula.
Con il tasto di formula solo etichetta si potrà decidere se inserire la formulazione in archivio oppure considerarla transitoria al solo fine di valutare il costo oppure di stampare una etichetta.

SCALA RIDOTTA: RIPARTIZIONE, SCARICO E STAMPA


Da questa funzione si accede all’elenco delle preparazioni allestite (quindi già scaricate e tariffate) come preparazioni officinali scala ridotta.
Nell’elenco dei preparati in scala ridotta (riquadro rosso) vengono evidenziate
le quantità totali residue del preparato,
le dosi totali residue (per le monodose),
i grammi per dose,
i lotti, la data di preparazione,
la scadenza e il nome del preparatore.
Nel registro ripartizioni subito sotto (riquadro blu) sono evidenziate invece le ripartizioni effettuate (storico) per la formula evidenziata.

Da questo elenco è possibile consultare l’elenco di chi ha acquistato la preparazione, quale operatore l’ha venduta, la movimentazione delle giacenze.

Con il tasto foglio di ripartizione è anche possibile salvare/stampare una documentazione aggiuntiva che attesti l’avvenuto scarico.
Cliccando su ristampa si procede alla ristampa di uno scarico precedentemente effettuato, senza scaricare nuovamente le quantità.
Cliccando sul tasto di ripartizione, riferito alla formula che si è selezionata nell’elenco in alto, si procede allo scarico effettivo di una quantità parziale dal preparato multiplo totale.
 Il processo avviene in 3 step successivi: si inseriscono le dosi e le confezioni prelevate, i dati posseduti relativi a paziente e medico e, se esiste, la ricetta medica associata con il pulsante di scarica e stampa si scaricano le quantità dal lotto multiplo, a questo punto la ripartizione è già effettiva ma senza prezzo riferito con il pulsante di tariffa e stampa viene assegnato anche il prezzo e lo scarico è completo.




REGISTRO PREPARAZIONI E FOGLIO DI LAVORAZIONE


Il registro preparazioni costituisce l’archivio delle registrazioni di allestimento delle formule in laboratorio.
Per facilitare la ricerca è possibile filtrare l’elenco per:
nome preparazione
forma farmaceutica
nome paziente
nome medico
intervallo di date o numero di lotto del preparato

Ma anche, attraverso il pulsante di ricerca avanzata: nome o sinonimo lotto sostanza flacone/mnemo nome sostanza o più sostanze

Per la funzione di stampa vedi stampe:registro preparazioni.
Per aprire il dettaglio del registro di preparazione si deve prima selezionare una formula dall’elenco (nel riquadro blu) e successivamente fare doppio click (nel riquadro rosso) sulla spedizione specifica, quella riferita al registro che si vuole consultare.
 Il registro di una preparazione contiene tutte le informazioni presenti al momento della spedizione del preparato per la tracciabilità di ogni sua caratteristica.
Tutti i dati presenti sul registro sono di sola consultazione e non modificabili.
Dalla barra degli strumenti è possibile: stampare il registro aprire e stampare il foglio di lavorazione con filtra, scegliere i filtri da applicare per visualizzare, muovendosi avanti e dietro con le freccette, le preparazioni simili per il criterio stabilito.




STORICO FOGLI DI LAVORAZIONE
Questa funzione consente di ricercare attraverso l’impostazione di alcuni criteri i fogli di lavorazione compilati per le preparazioni allestite ed eventualmente di ristampare ma non di modificare se non nella parte riguardante le operazioni pre e post lavorazione.